Les conseillers soulignent la nécessité de revoir régulièrement le plan financier d’un client pour s’assurer que le portefeuille évolue dans la bonne direction, pour confirmer que les objectifs du client n’ont pas changé et pour voir si des ajustements sont nécessaires au niveau des dépenses, de l’épargne ou du taux d’investissement. Ironiquement, peu de conseillers semblent tenir compte de leurs propres conseils lorsqu’il s’agit de revoir la pile technologique de leur propre RIA. Un audit régulier des fournisseurs de l’entreprise et, plus important encore, l’intégration et l’adoption des différents outils technologiques qui composent l’infrastructure de back-office de l’entreprise révéleront des inefficacités, des redondances et un manque général d’utilisation dans l’ensemble de l’entreprise. Grâce à ces connaissances, un propriétaire de RIA peut déterminer s’il dépense trop ou pas assez pour son infrastructure actuelle et quels changements doivent être apportés au cours de l’année à venir.
La principale raison pour laquelle cette évaluation n’a pas lieu dans la plupart des AIR est simplement parce que les propriétaires d’AIR ne savent pas par où commencer. J’espère que cet article pourra vous fournir quelques lignes directrices pour mener votre prochaine évaluation technique dans votre entreprise.
Au minimum, cette analyse doit couvrir les systèmes de base suivants :
- Interface dépositaire
- Rapports sur les performances
- Portail Clients
- GRC
- Planification financière
- Trading/Rééquilibrage
Dans le cadre de cet examen, différents membres de l’équipe avec différents degrés de responsabilité et de fonctions doivent répondre aux questions suivantes :
- À quelle fréquence utilisons-nous chaque système de back-office ?
- Utilisons-nous chaque système tel qu’il a été conçu/prévu à l’origine ?
- La technologie actuelle est-elle conviviale et intuitive ?
- Quel est le niveau d’adoption de chaque système dans l’entreprise ?
- Les différents systèmes s’intègrent-ils efficacement afin que la saisie manuelle et en double des données soit réduite au minimum ?
L’objectif de cette analyse n’est pas simplement d’identifier les fournisseurs qui constituent actuellement la pile technologique et les coûts qui y sont associés. Les AIR devraient approfondir leurs recherches pour déterminer exactement comment elles exploitent chaque système et comment les différents composants fonctionnent ensemble. Cette analyse plus approfondie de l’infrastructure technologique de l’entreprise permettra de mieux comprendre si l’équipe doit utiliser chaque système différemment ou si de nouveaux systèmes sont nécessaires pour continuer à réaliser des gains d’efficacité grâce à des intégrations et des processus automatisés. Après tout, la solidité de la suite technologique d’un RIA dépend de son intégration et de l’intégrité des données présentes dans chacun des systèmes centraux.
Cette auto-réflexion est saine pour tous les RIA et devrait avoir lieu au moins une fois par an afin de maintenir les flux de travail les plus automatisés et les plus efficaces de l’entreprise. Les systèmes qui pilotent les processus de base de votre RIA ne peuvent pas être considérés comme des partenariats « configurez-le et oubliez-le » avec les fournisseurs : ces outils et les processus qui les entourent nécessiteront toujours des ajustements mineurs pour maximiser leurs capacités. « Dans l’interface du dépositaire, existe-t-il certains seuils de mouvement d’argent que nous devrions définir par un autre examinateur/approbateur avant d’autoriser l’argent à quitter le compte d’un client ? » « Devrions-nous installer un plugin Outlook pour que les conseillers puissent plus facilement envoyer des e-mails dans le CRM ? » « Le comité d’investissement a-t-il augmenté/diminué les réserves de liquidité dans notre portefeuille modèle de telle sorte que ces limites ajustées doivent être mises à jour dans Rebalancer pour éliminer l’intervention manuelle que nos gestionnaires de portefeuille ont effectuée lors du rééquilibrage des comptes ? Ces questions vont bien au-delà : « Devrions-nous continuer à utiliser ________ comme outil de planification financière ?
Une autre raison pour laquelle cette analyse n’a pas lieu régulièrement est que les propriétaires de RIA supposent que toute révision de la pile technologique conduira les employés à demander plus d’argent pour de nouveaux systèmes. Bien qu’il s’agisse d’une préoccupation valable, les propriétaires d’AIR doivent comprendre que cette analyse conduit souvent à une réduction du nombre de fournisseurs de technologie à mesure que des systèmes et des processus dupliqués sont exposés. Sans une révision globale de la pile technologique globale, de nombreuses entreprises ont été victimes du « syndrome de l’objet brillant » et ont ajouté de plus en plus d’outils techniques au fil du temps sans prendre le temps de supprimer les systèmes que ces nouveaux « jouets » étaient censés remplacer. Il faut supprimer les outils technologiques inutilisés, ce qui se traduit naturellement par une réduction des dépenses technologiques.
Lorsque l’on décide d’ajouter ou non un nouvel outil/fournisseur à la pile technologique, l’objectif doit toujours être de soulager les employés du temps passé à effectuer des tâches qui pourraient être automatisées. Le coût supplémentaire du nouveau système est facilement justifié par la capacité améliorée de l’équipe à fournir un service plus approfondi aux clients existants et à entreprendre de nouvelles relations clients qui étaient auparavant ingérables sans la nouvelle automatisation en place. Cependant, avant d’ajouter un nouveau fournisseur, vérifiez toujours auprès de vos fournisseurs existants les améliorations qu’ils ont ajoutées à leurs offres de services. De nombreuses RIA ajoutent une nouvelle solution technologique pour une fonctionnalité spécifique, pour se rendre compte plus tard que leurs fournisseurs existants ont ajouté cette fonctionnalité sans qu’ils s’en rendent compte.
Un package technologique mis à jour réduit non seulement les licenciements et améliore la qualité du travail des employés, mais améliore également les marges bénéficiaires et la satisfaction des clients. En adoptant une infrastructure technologique robuste et entièrement intégrée, les RIA se positionnent comme des organisations interfonctionnelles capables de rivaliser pour attirer des clients ou des conseillers supplémentaires si l’entreprise poursuit une stratégie de croissance inorganique. Il est grand temps que les propriétaires de RIA réalisent qu’une évaluation technique régulière est la première étape pour atteindre leurs objectifs de croissance de la manière la plus efficace possible.
Matt Sonnen est directeur de l’exploitation chez Gestion de patrimoine Coldstreamainsi que le créateur de la plateforme de conseil digital L’association COO, qui forme les propriétaires de RIA et les professionnels des opérations sur la manière de créer des entreprises plus percutantes et plus rentables. Il est également l’animateur de l’émission populaire Podcast de la table ronde des COO.
